なぜ「ファイル整理」が最初の題材に向くのか
ChatGPT のデスクトップアプリから使える Codex は、指定したフォルダの中のファイルを読み、名前を変え、移動し、一覧表を作るといった作業を一連の手順として実行できます。非エンジニアが最初に任せる業務として、ファイル整理には3つの利点があります。
- 正解が自分で分かる：整理前と整理後を見比べれば、良し悪しをすぐ判断できます
- 失敗しても戻せる：コピーしたフォルダで試せば、元の状態に影響しません
- 毎月・毎週繰り返す：一度うまくいった依頼文は、そのまま次回も使えます
「請求書のフォルダに旧版と最新版が混ざっている」「部署ごとに命名規則がばらばら」「月末にまとめて振り分けている」といった状態は、どの会社にもあります。ここでは、こうした整理を Codex に任せるための準備から検証までを順に説明します。Codex そのものの始め方は 非エンジニアが Codex で業務を任せる方法 を参照してください。
準備：3つだけ整える
1. ChatGPT デスクトップアプリ
ローカルのフォルダを対象に作業させるには、ChatGPT のデスクトップアプリから Codex を使います。会社のアカウントでログインし、情報システム部門が定めた設定（データの学習利用の可否など）になっていることを確認します。
2. 作業用フォルダ
整理したいフォルダをそのまま対象にせず、まずはコピーを作業用フォルダに置きます。たとえば 業務/ファイル整理/2026-11_請求書/ のように、目的と時期が分かる名前にします。本番のフォルダに適用するのは、コピーで結果を確認してからです。
3. バックアップ
コピーで試す運用でも、本番のフォルダに適用する前には必ずバックアップを取ります。圧縮して日付付きの名前で保存しておけば十分です。「戻せる状態を作ってから任せる」が、AIに作業を任せるときの基本姿勢です。
フォルダ設計の型：受領・作業・成果物
整理の依頼を安定させるには、Codex に「どこを読み、どこに書くか」を迷わせないフォルダ構成にします。おすすめは次の3層です。
2026-11_請求書/
├─ AGENTS.md ← 整理のルール（後述）
├─ 01_受領/ ← 元ファイル。Codex はここを読むだけ
├─ 02_作業/ ← 名前を変えたファイル・一時ファイル
└─ 03_成果物/ ← 整理後のフォルダ・一覧表- 01_受領には元のファイルだけを置き、Codex には「読み取り専用」と伝えます
- 02_作業は Codex が自由に使ってよい場所です
- 03_成果物に整理後の状態と、何をどう変えたかの一覧表（CSV）を出させます
この型にしておくと、「原本が書き換わった」「どのファイルが新しいのか分からなくなった」という事故を防げます。
依頼文の実例 3つ
依頼文は「対象・やること・形式・完了条件」の4要素で書きます。以下はそのまま使える例です。
例1：命名規則の統一
01_受領 フォルダの PDF と Excel を対象に、ファイル名を
「YYYYMMDD_取引先名_書類種別.拡張子」の形式に統一してください。
日付はファイル名に含まれる日付を優先し、無ければ更新日を使ってください。
元のファイルは変更せず、名前を変えたコピーを 02_作業 に保存してください。
完了したら、旧ファイル名と新ファイル名の対応表を 03_成果物/rename_list.csv に出力し、
判断に迷ったファイルは「要確認」列に理由を書いてください。例2：重複・旧版の仕分け
02_作業 フォルダの中で、同じ取引先・同じ書類種別・同じ月のファイルが複数ある場合、
更新日が最も新しいものを「最新」、それ以外を「旧版」と判定してください。
旧版は 02_作業/旧版/ に移動し、最新はそのまま残してください。
内容が同一かどうかはファイルサイズと更新日で判断し、
判断できないものは移動せずに 03_成果物/duplicates.csv に理由付きで記録してください。
削除は行わないでください。例3：月次フォルダへの振り分け
02_作業 フォルダの最新ファイルを、ファイル名の日付をもとに
03_成果物/2026/MM/ の月別フォルダへ振り分けてください（MM は 2 桁）。
フォルダが無ければ作成してください。
振り分け後、月ごとの件数と取引先の一覧を 03_成果物/summary.md にまとめてください。3つの依頼は一度にまとめず、1つずつ実行して結果を確認します。慣れてきたら、3つを順に実行する指示を AGENTS.md に書いておき、「いつもの整理をお願いします」で済むようにします。
AGENTS.md の実例
AGENTS.md は、Codex に毎回守らせたいルールを書いておく指示書です。書き方の基本は AGENTS.md の書き方 にまとめていますが、ファイル整理では特に「やってはいけないこと」を明確にします。
# 請求書フォルダ整理のルール
## 目的
取引先から受領した請求書・納品書を、月別に探しやすい状態に保つ。
## フォルダの役割
- 01_受領：元ファイル。読み取り専用。変更・移動・削除しない
- 02_作業：作業用。自由に使ってよい
- 03_成果物：整理後のファイルと一覧表の出力先
## 命名規則
YYYYMMDD_取引先名_書類種別.拡張子
例：20261031_株式会社サンプル_請求書.pdf
書類種別は「請求書」「納品書」「見積書」のいずれか。
## 禁止事項
- ファイルの削除は行わない。不要と判断したものは「旧版」フォルダへ移動する
- 原本（01_受領）は移動のみ。名前の変更や上書きはしない
- ファイルの中身を外部に送信しない
## 判断に迷ったとき
- 作業を止めて質問する。推測で進めない
- 迷った理由を一覧表の「要確認」列に書く
## 完了条件
- 03_成果物 に rename_list.csv と summary.md がある
- 「要確認」のファイルが一覧になっているCodex から確認の質問が来て答えた内容は、その都度この AGENTS.md に追記します。たとえば「見積書と注文書が一体のファイルはどちらに分類するか」のような社内固有の判断は、一度書けば次回から聞かれなくなります。
検証のコツ
- 件数を数える：整理前後でファイルの総数が合っているかを最初に確認します。減っていれば、どこかで消えたか移動漏れがあります
- 対応表を人が見る：
rename_list.csvを開き、取引先名の表記ゆれ（株式会社の位置、全角半角）を確認します - 「要確認」を優先して処理する：Codex が迷ったものには、社内ルールの穴が隠れています。ここで決めた判断を
AGENTS.mdに足します - 同じ依頼を3回繰り返す：3回安定して同じ結果になれば、その整理は「任せられる業務」として部署内で共有します
検証に時間をかけるのは最初の数回だけです。ルールが固まれば、月末の整理は依頼文を貼り付けて結果の一覧表を確認するだけになります。
やってはいけないこと
- 機密情報・個人情報を含むフォルダを対象にする：人事・給与・顧客の個人情報などは、社内の 生成AI利用ガイドライン で入力可否を確認するまで対象外にします
- 本番の共有フォルダでいきなり試す：他の人が使っているフォルダは、コピーで検証してから適用します
- 削除を許可する：最初の数か月は、削除ではなく「旧版フォルダへの移動」に統一します
- 確認工程を省く：成果物の一覧表は必ず人が目を通します。整理の結果を社外に提出する資料に使うなら、なおさらです
次の一歩：ファイル整理からタスク管理へ
ファイル整理で Codex に「任せる」感覚がつかめたら、次は日々の ToDo の洗い出しや週次の進捗レポート化に広げられます。手順は Codex にタスク管理を任せる方法 で解説しています。
研修で身につけるには
自社のフォルダを持ち込んで、AGENTS.md の作成から実行・検証までを1日で体験する Codex 研修 を用意しています。法人向けの研修は 階層別・テーマ別研修 と AIエージェント研修 を参照してください。ご相談は 無料相談 からどうぞ。
