「ToDo を書き出す」作業そのものを任せる
タスク管理がうまくいかない原因の多くは、ツールの選び方ではなく、「やるべきことを漏れなく書き出す」工程が続かないことにあります。メール、会議の議事録、チャットのやり取りに散らばった依頼を、毎日拾い集めるのは手間です。
Codex は、指定したフォルダの中のテキストを読み、決めた形式で一覧にし、更新し続けることができます。この記事では、非エンジニアが Codex にタスク管理の裏方を任せる手順を、ToDo の抽出から週次レポートまで順に説明します。前提となる Codex の始め方は 非エンジニアが Codex で業務を任せる方法 を参照してください。
全体像：Codex に任せる4つの作業
| 作業 | 頻度 | Codex がすること | 人がすること |
|---|---|---|---|
| ToDo の抽出 | 情報が増えたとき | メモ・議事録から項目を拾い tasks.md に追記 |
期限・優先度の確定 |
| 今日やることの提示 | 毎朝 | 期限と優先度から当日の一覧を作る | 順番の調整 |
| 進捗の更新 | 随時 | 完了報告をもとにステータスを更新 | 完了の報告 |
| 週次レポート化 | 週1回 | 完了・持ち越し・遅延を整理して文書化 | 上長への報告 |
判断はすべて人が行い、Codex は「集める・整える・書く」に徹します。この役割分担を最初に決めておくことが、長く使い続けるコツです。
ステップ1：フォルダと tasks.md を用意する
作業フォルダは次のように作ります。
タスク管理/
├─ AGENTS.md ← 運用ルール（後述）
├─ inbox/ ← 議事録・メモ・メールの下書きなど、情報源を置く場所
├─ tasks.md ← タスクの一覧（Codex が更新する）
└─ reports/ ← 週次レポートの出力先tasks.md は、最初は空のテーブルで構いません。Codex に書式を守らせるために、見出しとサンプル行を1行だけ入れておきます。
| ID | タスク | 依頼元 | 期限 | 担当 | 状態 | メモ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| T001 | （例）10月分の経費精算を提出する | 経理定例 | 2026-11-14 | 自分 | 未着手 | |Excel で管理したい場合は、同じ列構成の CSV にしても構いません。Markdown にしておくと、Codex が差分を説明しやすく、変更の履歴も追いやすいという利点があります。
ステップ2：メモから ToDo を抽出する依頼
議事録やメモを inbox/ に置いたら、次のように依頼します。
inbox フォルダに新しく置いたファイルを読み、私が対応すべき作業を抽出して
tasks.md に追記してください。
- 1 行 1 タスク。ID は既存の最大値の次から振る
- 期限と担当が文中に書かれていなければ空欄にし、状態を「要確認」にする
- 既に tasks.md にある内容と重複する場合は追記せず、メモ列に「○○で再度言及」と書く
- 追記した行の一覧と、判断に迷った箇所を最後に提示してくださいポイントは、推測で埋めさせないことです。「期限が書いていないので来週末にしておきました」という気の利かせ方は、タスク管理では事故のもとになります。空欄のまま「要確認」にして、人が決める流れにします。
処理が終わったら、inbox/ のファイルは inbox/処理済み/ に移動させます。この移動も依頼文に含めておけば、次回に同じファイルを二重に読むことがなくなります。
ステップ3：毎朝の「今日やること」を作る
朝いちばんに、次の一文を送るだけにします。
tasks.md をもとに、今日やることの一覧を作ってください。
- 期限が今日以前のもの、期限が3営業日以内のもの、状態が「進行中」のものを優先
- 「要確認」のタスクは別枠にまとめ、何を決めれば着手できるかを一言添える
- 全体で10件以内。溢れた分は「明日以降」に回し、その理由を書くこの依頼文は毎日同じなので、AGENTS.md に「『今日の一覧』と言われたらこの手順で作る」と書いておけば、依頼は「今日の一覧をお願いします」だけで済みます。
出てきた一覧の順番は、自分の都合で入れ替えて構いません。重要なのは「書き出す手間がゼロになる」ことです。
ステップ4：進捗の更新
作業が終わったら、口語で報告します。
T003 と T007 は完了。T005 は先方待ちで止まっているので「保留」に。
T010 は来週の火曜に期限を変更。Codex は該当行の状態と期限を更新し、変更した行を提示します。完了したタスクを tasks.md から消すか残すかは、AGENTS.md で決めておきます。週次レポートを作るなら、完了日を記録して残す方が便利です。
ステップ5：週次の進捗レポート化
金曜の夕方（または月曜の朝）に、次のように依頼します。
tasks.md をもとに、今週の進捗レポートを reports/2026-W46.md として作成してください。
構成は次のとおり。
1. 今週完了したタスク（ID・タスク名・依頼元）
2. 持ち越したタスクと、その理由（メモ列から引用。なければ「理由未記入」）
3. 期限を過ぎているタスク
4. 来週の予定（期限が来週のもの）
5. 上長に相談したい事項（状態が「要確認」「保留」のもの）
数値や日付は tasks.md にあるものだけを使い、評価や感想は書かないでください。レポートは、そのまま週報の材料になります。上長への報告を人が仕上げる前提で、Codex には事実の整理だけをさせるのが安全です。「評価や感想は書かない」という制約は、AIが書いた文章をそのまま提出してしまうことを防ぐためにも入れておきます。
AGENTS.md に書く運用ルール
タスク管理は毎日繰り返す作業なので、書式と判断基準を AGENTS.md に固定します。書き方の基本は AGENTS.md の書き方 を参照してください。
# タスク管理のルール
## 目的
自分のタスクを tasks.md で一元管理し、毎朝の一覧と週次レポートを作る。
## tasks.md の書式
- 列：ID / タスク / 依頼元 / 期限 / 担当 / 状態 / メモ
- ID：T + 3 桁の連番。欠番にしない
- 期限：YYYY-MM-DD。不明なら空欄
- 状態：未着手 / 進行中 / 保留 / 要確認 / 完了 のいずれか
- 完了したタスクは削除せず、状態を「完了」にしてメモ列に完了日を書く
## 判断のルール
- 期限・担当が不明なら推測せず、状態を「要確認」にする
- 同じ内容のタスクが既にあれば追記しない
- タスクの優先度や重要度を勝手に評価しない
## 定型の依頼
- 「今日の一覧」：期限が今日以前・3営業日以内・進行中を優先して10件以内で提示する
- 「週次レポート」：reports/ に YYYY-Www.md の名前で作成する（構成は別紙のとおり）
## 禁止事項
- inbox のファイルを削除しない。処理後は inbox/処理済み/ へ移動する
- tasks.md 以外のファイルを書き換えない
- メールやチャットを送信しない運用を始めてから「保留の理由は必ず書く」「依頼元は会議名か人名で統一する」といった細かいルールが出てきたら、その都度追記します。1か月も続けると、自分の仕事の進め方が文章になっていることに気づくはずです。
チームで使うときの注意
- 共有フォルダの権限：
tasks.mdを部署で共有する場合、誰が更新してよいかを決めます。最初は各自が自分のtasks.mdを持ち、週次レポートだけを共有フォルダに出す形が無難です - 情報源の範囲：
inbox/に置く議事録やメモに、他部署の機密や顧客の個人情報が混ざらないようにします。判断に迷う場合は 生成AI利用ガイドライン に沿って情報システム部門に確認します - ツールとの役割分担：既存のタスク管理ツールがある場合、Codex は「抽出とレポート化」に限定し、登録と進捗の正本はツール側に置きます。二重管理にならないよう、どちらが正本かを明文化します
- 人の確認を残す：週次レポートは上長に出す前に必ず本人が読み、事実と違う点を直します。Codex の出力をそのまま提出しない工程を、ルールとして残します
つまずきやすいポイント
- inbox に何でも入れてしまう：長い資料や PDF を大量に入れると、ToDo の抽出精度が下がります。会議の議事録・自分宛のメモ・依頼メールの本文に絞ります
- tasks.md を手で書き換えて書式が崩れる：手で直すときも列構成を守ります。崩れたら「書式を直して」と Codex に頼めば整います
- 今日の一覧が多すぎる：10件に収まらない日が続くなら、タスクの粒度が細かすぎるか、抱えすぎのサインです。週次レポートの「相談したい事項」に上げます
研修で身につけるには
タスク管理やファイル整理のように「毎日・毎週繰り返す業務」を Codex に任せる設計は、Codex 研修 で自分の業務を題材に演習します。ファイル整理から始めたい方は Codex に業務ファイルの整理を任せる方法 もあわせてお読みください。法人向けの研修は 階層別・テーマ別研修 と AIエージェント研修 を参照してください。ご相談は 無料相談 からどうぞ。
